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성지순례의모든것

제목 성지순례, 여행 계약서 작성시 유의사항
작성자 holylandtour 작성일 2018-06-15 11:14:47

 

 

 

 

일반여행도 성지순례도 우리 팀을 담당할 여행사가 최종 결정이 완료되면 서로 조율한 부분에 대한 이행의 약속으로 보통 계약서를 작성한다. 물론 모든 단체들이 계약서를 작성하지는 않으며, 그렇게 계약서를 작성하지 않는 경우도 꽤 많다. 하지만 필자는 여행 계약서 작성을 반드시 하라고 말하고 싶다. 일단 서로의 신뢰 가운데 팀을 맡기로 그 팀을 진행하지만 그런 과정 가운데도 너무나 많은 주위 요소로 인해 서로의 의지와는 다르게 뜻하지 않는 변수와 돌발상황이 생기기 마련이다. 물론 그런 모든 상황까지도 염려하여 출발 전 100% 완벽하게 준비 하기에는 불가능한 일이지만 서로 조심해서 손해 볼 것이 없다. 또한 만일의 상황 문제가 생겼을 경우 서로의 책임을 구분 할 수 있는 최소한의 기준이 필요하기에 가능하다면 여행 계약서를 반드시 작성하라고 권유한다. 실제로 업계에서는 진행 도중 문제가 생겨 고객과 여행사가 법으로 잘못을 가려야 일이 종종 생기며, 또한 그때 그 문제의 결정을 짓는 중요한 증거가 바로 여행 계약서가 되곤 한다.

 

그런걸 보면 사실 여행 계약서 작성이 서로에게 얼마나 중요한 부분인지 알 수 있다. 그렇게 여행 계약서를 작성함에 있어 미리 여행사와 조율하고 계약 전 반드시 확인해야 하는 중요한 사항이 몇 가지 있다. 그 부분을 어떻게 서로 조율함에 따라 추후 만약에 생길 결과에 있어 큰 영향을 끼친다. 필자는 그 동안 많은 단체들과 성지순례와 일반여행을 진행하면서 작성했던 여행 계약서 작성의 그 과정을 돌아보면서 여행 계약서 작성 시 반드시 꼼꼼하게 체크해야 할 몇 가지 사항을 여행사의 입장이 아닌 손님 즉 단체의 입장에서 알려 드리고자 한다.

 

1. 출발인원 기준에 따른 상품 가격 기재

 

잘 알고 있듯이 모든 여행 상품 가격은 모집 인원에 따라 전부 다르며, 또한 최종 확정 인원으로 상품 가격이 결정된다. 특히 단체 여행의 경우 조금이라도 더 저렴한 상품 가격의 진행을 위해 한 사람이라도 더 많은 인원을 모집하여 성지순례를 진행하기 원한다. 그 진행이 단체도 여행사도 모두 바라는 점이며, 서로가 WIN-WIN 하는 부분이다. 하지만 단체여행을 진행하다 보면 애초 계획한 인원대로 참가자를 모집하는 것이 얼마나 어려운 일인지 알 게 될 것이며, 또한 그 부분이 전체 진행에 있어서 어찌보면 가장 중요한 부분이자, 가장 신경 쓰게 되는 부분임을 알 것이다. 때론 단체에서는 저렴한 가격의 진행을 위해 단체 상황에 맞지 않게 현실성 없는 인원모집 목표를 설정하여 성지순례를 무리하게 진행하는 경우를 종종 보곤 한다. 물론 야심차게 모집을 시작하지만 사실 목표 인원까지 모집을 하는 것이 쉽지 않기에 모집 중 진행의 어려움에 부딪히는 경우가 많다.

 

그럼 다시 현재 모집인원에 맞춰 인원별 견적을 여행사로부터 다시 받으면 애초 준비했던 견적보다 상품 가격이 인상되기에 추가 모집은 물론이고, 기존에 모집되어 있던 참가자들도 어려움을 얘기하고 예약을 취소하는 경우가 많다. 그렇다 보니 이런 부분에 있어 가장 좋은 방법은 단체가 어느 정도 예상하고 계획하는 인원 말고도 미리 다양한 인원별 견적을 여행사에 요청하고, 가장 실현 가능성 높은 인원의 앞, 뒤 인원까지 확인 후 계약서 작성 시 그 부분을 모두 포함하여 최소 출발인원에 따른 상품가를 모두 기재해야 한다. 그러면 추후 혹시나 모를 인원 변동에 따른 돌발상황이 발생하여도 최소한의 피해와 진행의 어려움을 피할 수 있다.    

 

2. 상품 가격에 반영될 최종 환율 조율

 

사실 상품의 원가를 측정함에 있어 당시 환율과 단체가 출발하고자 하는 미래 시점의 예상 환율 기준을 적절하게 적용하는 것이 너무 중요하다. 보통은 조금이라도 저렴한 상품가를 단체에 제시하여 계약을 하기 위해 터무늬 없는 환율을 예상하여 적용하고, 추후 환율 인상분에 따른 추가 비용 부분(고정 환율 적용)을 불포함 진행함에 따라 진행 도중 환율로 인해 문제가 되는 경우가 많다. 그렇다고 그런 문제를 피하고자 너무나 안정적으로 너무 높은 환율을 예상하여 원가가 적용하면 그 상품 가격이 경쟁력 없고, 또한 그런 진행은 단체도 원치 않기에 여행사 담당자로서는 참 예민하고 어려운 부분이 환율이다. 현재 업계에서는 일반적으로 원가에 측정한 기준 환율에서 추후 “+, -“ 30원까지는 그 변동분을 인정하여 상품 가격에 영향을 주지 않겠다며 진행하는 여행사도 많다. 물론 단체에서는 추후 변동 환율 적용으로 인해 상품 가격이

 

변동되기 보다는 애초에 확정된 비용으로 상품 가격 변경 없이 진행하는 것을 가장 선호한다. 하지만 여행사 입장에서는 그 부분을 정확하게 예측할 수 없고, 어려운 부분이기에 솔직히 고정환율 진행을 꺼리게 되는 것이 사살이다. 하지만 여행 계약서 작성 시 서로가 감당할만한 환율 기준으로 조율하여 합의를 보고 변동환율이 아닌 고정환율로 계약하여 진행한다면 정말 좋은 방법이 될 것이다. 물론 고정환율 진행 후에 추후 변경되는 환율에 따라 어느 쪽이 손해를 보고 이득을 보게 될 것인지는 누구도 모르겠지만, 정확하게 당시 상황을 근거로 하여 미래를 예측하고 결정한다면 아마 단체나 여행사나 큰 숙제 하나를 미리 해결하고 홀가분하여 성지순례를 준비할 수 있을 것이다.

 

3. 결제 시기와 결제 방법

 

보통은 계약금을 여행사에 지불하는 시점에 맞춰 여행 계약서를 작성한다. 동시에 남은 경비를 언제, 어떻게 지불 할 것인지를 결정하고 그 부분도 계약서에 기재를 한다. 대부분의 상품 가격은 현찰 결제 기준 할인가로 적용을 하여 산출을 하며, 카드결제 시 별도의 수수료를 포함해야 한다. 단체마다 자금 운영의 진행이 전부 다르기에 단체의 상황의 맞는 결제 계획은 너무나 중요하다. 물론 상황에 따라 변동이 가능하겠지만 그 결제 계획을 미리 세워놓고 진행하는 경우와 그렇지 않을 경우의 그 과정과 결과는 확연히 다르다. 예를 들어 애초에 큰 목돈 없이 카드결제를 생각하고 진행할 경우는 그런 계획을 처음부터 여행사에 말해야 하며, 그럼 그에 따른 원가 측정과 알맞은 진행을 계획 할 수 있다. 그렇지 않을 경우 추후 갑작스러운 카드결제 진행으로 인해 수수료 문제로 진행함에 있어 서로 어려움을 겪을 수 있다. 또한 여행사마다 그 결제방법과 기준이 조금씩 다르기에 반드시 그 부분은 미리 조율해야 하며, 조율된 부분은 여행 계약서 작성 시 반드시 기재를 해야 한다.  

 

4. 예약 후 취소료 약관(여행사별 특별약관)

 

모든 여행 상품은 공정거래위원회 여행 표준 약관에 의해 항목별로 그 약관이 정해져 있다. 그 중에서도 여행사와 손님, 즉 단체에서 가장 관심 있게 봐야 할 항목은 출발 전 취소 취소료 약관이다. 이 부분은 늘 문제가 되고 있으며, 여행사와 손님, 즉 단체가 금전적으로 서로 피해를 볼 수 있는 부분인지라 예민할 수 밖에 없다. 사실 단체에서는 어쩔 수 없는 상황으로  출발 전 갑자기 여행을 취소를 하면서 취소료 부분에 대해 선처를 요청 하지만 사실 여행사와 함께 행사를 담당하고 있는 항공사, 랜드사(현지 여행사)에서는 그렇게 일일이 단체의 상황을 모두 감안 해주지 않기에 어쩔 수 없이 그 모든 부분은 자연히 여행사의 몫이 된다.

 

또한 약관이 정해져 있지만 여행사는 단체와의 원만한 정리와 영업적인 관계로 인해 때론 손해를 보면서도 단체를 위해 희생 할 때도 있다. 물론 모든 여행사가 그렇지는 않다. 모든 여행사마다 거의 동일한 여행 표준 약관을 사용하고 있고, 지역별&상품별 특성에 따라 자체적으로 만든 특별약관을 만들어 적용하고 있다. 단체의 경우 출발 전 또는 출발 후 혹시나 사건이 발생되면 이 부분을 늦게나마 신경 쓰고 확인하고자 하는데 사실 계약서 작성 시 가장 중요한 약관 즉, 여행 출발 전 취소 약관과 같은 중요한 여행 약관은 미리 확인 후 조율하여 계약서 작성 시 구체적으로 그 부분을 기재하는 것이 가장 좋다. 그래야 혹시나 추후 비상상황 시 그 손해를 최소화 시킬 수 있다.